Aujourd'hui, la dématérialisation est plus qu'une tendance, elle se développe partout en France et dans tous les secteurs d'activité (comptabilité, RH, banque, administration...). Ce mode de gestion numérise les documents et informations papiers et simplifie le partage d'informations permettant ainsi des gains substantiels en efficacité dans les échanges quotidiens entre les différents acteurs d'un projet.
Nous allons nous intéresser plus spécifiquement au secteur du BTP qui est un champ d'application important en raison de la multiplicité des intervenants d'un projet BTP et du nombre très important de leurs interactions. Quels sont les avantages attendus de la mise en place de la dématérialisation des documents dans la gestion d'un projet BTP ? Comment mettre en oeuvre cette digitalisation ?
1 : Un échange simplifié
La dématérialisation une étape inévitable pour obtenir une gestion de projet efficace et organisée. En effet, dans le secteur du BTP, les entreprises sont soumises à d'importantes contraintes en terme de délais, de coordination et de maîtrise des coûts.
En permettant à tous les intervenants d'un projet BTP d'accéder aux informations via un simple navigateur web, la collaboration entre les différents acteurs de l'art de construire est simplifié dès le stade de la programmation. Ces documents sont ainsi bien plus facilement produits, échangés, validés et parfois signés ! Il est plus facile pour tout à chacun de chercher des données numériques que de trouver des informations dans une montagne de papiers que l'on doit par ailleurs transporter avec soi !
En outre, l'utilisation d'un service de dématérialisation permet :
- le contrôle du flux d'informations en attribuant des droits spécifiques à chaque utilisateur,
- la sécurisation des données grâce à des systèmes de validation,
- la conservation de la traçabilité des échanges en toute confidentialité.
2 : Un gain de temps et un meilleur suivi
En répertoriant dans un espace unique de collaboration toutes les pièces des entreprises sous-traitantes et des intervenants, le Maître d'Oeuvre économise un temps précieux de collecte, de tri et de scan de ces documents. Sur un projet impliquant plusieurs centaines d'intervenants, le gain de temps et les économies associées sont conséquents. A ce titre, la signature électronique est l'un des nombreux avantages de la dématérialisation, elle apporte gain de temps et sécurisation des données.
Par ailleurs, la maîtrise des documents, de leur production à leur partage influe considérablement sur l'amélioration de la qualité et les délais de livraison. En effet, clients, prestataires et parties prenantes doivent être en mesure d'accéder rapidement et à tout moment aux informations mises à jour.
3 : Des économies et une meilleure maitrise des coûts
A l'aide d'un outil de dématérialisation adapté, le Maître d'Oeuvre pourra assurer la gestion des documents et le suivi des différents contrats directement dans le cloud.
Grâce à une vue globale, sur le budget et les prévisions, il pourra visualiser toutes les informations nécessaires à la gestion du budget alloué à chaque étape, à chaque tâche ou contrat du projet et opérer ainsi un meilleur contrôle ou prendre conscience au plus tôt d'un problème.
La dématérialisation des documents a un impact important et des conséquences positives pour le bon déroulement d’un chantier. Au moment de planifier votre projet, de nombreuses solutions techniques existent pour mettre en oeuvre sa dématérialisation. Pour être efficaces, elles doivent être adaptées à votre projet et être adoptées par tous les intervenants. La dématérialisation ne produira ses effets que si elle est maîtrisée et appliquée.
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